シフト管理システムの選び方｜無料ツールで足りなくなる条件と、勤怠・POSとつなぐ設計

複数店舗のシフトを表計算や無料ツールで組んでいると、店舗が増えたあたりから、作成そのものよりも「誰がいつ休むか」「法定の休日を満たしているか」「勤怠の実績とずれていないか」の確認に時間が溶けていきます。シフト管理システムを検討する目的は、作成を速くすることよりも、この確認作業を仕組みに移すことです。

結論から書きます。

1. 1無料ツールで足りなくなるのは、店舗数・スタッフ数・業態固有のルール・勤怠連携・売上連動のどれか一つでも外れたとき
2. 2シフトの自動作成が担えるのは制約条件を満たす候補を出すところまでで、確定は人が行う
3. 3効果を決めるのは作成機能そのものより、勤怠・POS・予約とデータがつながっているか

シフト管理システムとは？無料ツールと何が違うのか#

シフト管理システムとは、スタッフの希望と店舗の必要人員、労務上の制約を突き合わせてシフト表をつくり、確定した内容をスタッフに通知し、勤怠の実績と照らして記録に残すための仕組みです。無料ツールとの違いは機能の数ではなく、確定したシフトと、その後の変更を「記録」として扱えるかどうかにあります。

店舗の人手不足は続いています。民間の信用調査会社である帝国データバンクの人手不足に対する企業の動向調査（2026年7月）｜株式会社帝国データバンクでは、非正社員が不足している企業は全業種で28.8%、業種別では飲食店が57.7%（前年同月比4.1ポイントの改善）で最も高くなっています。限られた人数をどこに置くかを決める作業は、当面なくなりません。

選択肢は次の3段階で整理できます。

• 無料ツール・表計算 — 1店舗、スタッフが十数人、ルールが単純なうちはこれで足ります。希望を集めて表を共有できれば目的は達します。
• シフト管理SaaS — 複数店舗の希望提出・通知・打刻までを一つの画面で回したいとき。製品が持つ考え方に業務を合わせる前提になります。
• 自社に合わせた開発 — 業態固有のルールや、既存の勤怠・POSとの連携が外せないとき。必要人員の算出まで踏み込めます。

無料ツールで足りなくなるのはどんなときか#

次の5つのうち一つでも当てはまったら、無料ツールの範囲を超えています。

• 店舗数 — 店舗をまたぐ応援や兼務があり、同じ人が複数店舗のシフトに乗る
• スタッフ数 — 1店舗あたりの人数が増え、希望の突き合わせを目で追えない
• 業態固有のルール — 各時間帯に特定の資格者や役割が必要といった条件がある
• 勤怠連携 — シフトと打刻の差を毎月手で突き合わせている
• 売上連動 — 売上や客数の見込みから必要人員を決めたい

無料ツールが危ないという話ではありません。上のどれにも触れていない店舗が乗り換えても、得るものは少ないというだけです。

シフト管理で守るべき労務ルールは？#

シフト制の雇用管理で押さえる内容は、厚生労働省がいわゆる「シフト制」により就業する労働者の適切な雇用管理を行うための留意事項｜厚生労働省に一覧でまとめています（令和4年1月7日、令和8年6月19日改正）。このうちシステムの要件に落ちるのは、労働条件の明示・休日の与え方・労働時間と時間外の3点です。これに、労働時間の記録について定めた別の資料から2点が加わり、あわせて次の5点になります。

• 労働条件の明示 — 労働契約の締結に際し、「始業及び終業の時刻」や「休日」等を書面により明示しなければなりません（労働基準法第15条第1項、労働基準法施行規則第5条第1項第2号等、第3項、第4項柱書本文）。同留意事項は、労働条件通知書等に単に「シフトによる」と記載するのでは足りず、労働日ごとの始業及び終業時刻を明記するか、原則的な始業及び終業時刻を記載した上で労働契約の締結と同時に定める一定期間分のシフト表等をあわせて交付する対応が必要だとしています。
• 休日の与え方 — 毎週少なくとも1回、又は4週間を通じて4日以上の休日を与える必要があります（労働基準法第35条）。4週間を通じて4日以上とする場合は、4週間の起算日を就業規則等で明らかにしておく必要があります（労働基準法施行規則第12条の2第2項）。
• 労働時間と時間外 — 1日8時間以内、1週40時間以内が法定労働時間です（労働基準法第32条）。これを超えて労働させる場合や法定休日に労働させる場合は、労使協定の締結と労働基準監督署への届出が必要です（同法第36条）。休憩は、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上です（同法第34条第1項）。
• 始業・終業の客観的な記録 — 厚生労働省の労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省（平成29年1月20日策定）は、始業・終業時刻を確認し記録する原則的な方法として、使用者が自ら現認することと、「タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」の2つを挙げています。自己申告制によらざるを得ない場合は、実態調査と労働時間の補正を含む5つの措置が求められます。
• 記録の保存 — 同ガイドラインは、賃金台帳に労働日数・労働時間数・休日労働時間数・時間外労働時間数・深夜労働時間数を記入すること（労働基準法第108条、同法施行規則第54条）と、出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録に関する書類を労働基準法第109条に基づき3年間保存することを求めています。なお第109条の本文は5年間の保存を定めており、同法附則第143条第1項により当分の間「3年間」と読み替えられています。

確定後にシフトを変えるときは何が必要か#

同留意事項は、一旦シフトを確定させた後に労働日や労働時間等を変更することは労働条件の変更に該当するとしています。そのうえで、労働契約法第8条が労使の合意による労働条件の変更を定めていることを踏まえ、確定した労働日・労働時間等の変更は双方が合意した上で行うよう求めています。あらかじめ話し合って定めておくことが考えられる事項としては、シフト表の作成に当たり事前に労働者の意見を聴取すること、確定したシフト表などを労働者に通知する期限や方法、シフトの期間の開始前と開始後に変更を申し出る場合の期限や手続が挙げられています。

システムの要件としては、ここがいちばん効きます。希望の提出、確定したシフトの通知、変更の申出と合意が、いつ・誰の操作で行われたかが残る作りにしておけば、あとから確認できます。紙と口頭で回している間は、この記録が残りません。

シフト自動作成はどこまでできるのか？#

自動作成が担えるのは、制約条件を満たす候補を出すところまでです。確定は人が行います。

システムに渡す制約条件は、おおむね次のように分かれます。

• 本人の希望（出勤できる曜日・時間帯、希望する日数）
• スキルと役割（レジ、調理、開店・閉店の責任者など）
• 法定の条件（1日・1週の上限、休日、休憩、連勤の制限）
• 人件費の枠（時間帯別に置ける人数の上限）
• 必要人員の見込み（売上・客数・予約から算出した人数）

一方で、人が最終決定する項目が残ります。

• 新人とベテランの組み合わせ
• 本人から個別に聞いている事情への配慮
• 繁忙日の応援や、店舗をまたぐ融通
• 希望が通らなかった人への説明

たとえば希望が集中する土曜夕方に必要人員の2倍の希望が出たとき、条件だけで選べば機械的に決まりますが、同じ人が毎週外れる形になれば定着に響きます。導入の目的も「自動作成で人件費が下がる」と先に見積もるのではなく、作成にかかる時間と確認漏れが減ることに置いてください。

勤怠・POS・予約とどうつなぐか？#

シフト管理を単独で入れても、得られるのは作成時間の短縮までです。効いてくるのは、実績と見込みが行き来する形にしたときです。

• 実績を集める — 勤怠の打刻、POSの売上・客数、予約や来店の記録を、同じ粒度（日・時間帯・店舗）でそろえる
• 必要人員を見積もる — 時間帯ごとの売上・客数の見込みから、必要な人数と役割を出す
• 制約条件を当てる — 希望、スキル、法定の条件、人件費の枠を重ねる
• シフト案をつくる — 条件を満たす候補を出す
• 人が確定して通知する — 確定した内容を、決めた期限と方法で配る
• 実績を次に返す — 打刻の実績と突き合わせ、見込みのずれを次回の算出に戻す

つまずくのは、たいてい最初の「実績を集める」です。勤怠とPOSで店舗コードの持ち方が違う、時間帯の切り方が違う、片方が日次で片方が時間帯別、といったずれが残っていると、必要人員の算出まで進めません。予約や来店の見込みをどう取るかは店舗の予約・順番待ちシステムの作り方｜機能と導入の進め方で扱っています。店舗業務をどこから仕組みに移すかという全体像は店舗DX・モバイル活用ガイド｜人手不足を仕組みで解決するをご覧ください。

スタッフへの連絡はどこまでシステムに寄せるか#

希望の提出とシフトの通知は、スタッフが日常的に使っているアプリに寄せたほうが定着します。専用アプリのインストールを求めると、勤務期間の短いスタッフほど入れてもらえません。LINE上でどこまでつくれるかはLINEミニアプリとは？できること・費用・活用事例を店舗向けに解説で整理しています。

ただし、連絡の手段を分けても、記録は一本にしてください。確定したシフトと変更の合意がどこに残るのか曖昧になると、前節の要件が崩れます。

SaaSで足りるか、自社に合わせて作るか？#

次の4つの軸で比べてください。判断が分かれるのは、業態固有のルールと、既存の勤怠・POSをどうするかの2点です。

多店舗展開していて、業態固有のルールが強く、既存の勤怠やPOSを入れ替える予定がない。この3つが重なるときは、自社に合わせた開発を検討する価値があります。当てはまるのが1つか2つなら、まずSaaSを試したほうが早く、無料ツール・表計算で回っている単独店舗は急いで動かす必要はありません。飲食店のように時間帯で必要人員が大きく動く業態では、必要人員の算出だけを自社で作り、作成と通知はSaaSに任せるという分け方もできます。

導入はどう進めるか？よくある落とし穴#

小さく試してから広げるのが原則です。順序は次のとおりです。

1. 1現状のルールを棚卸しする — 誰が何日前までに希望を出し、誰が確定し、いつ通知しているかを店舗ごとに書き出す。店舗で違っているのが普通です
2. 2制約条件を言語化する — 前述の条件を、満たせないと困るものと、できれば満たしたいものに分ける
3. 31店舗で試す — 繁忙度が中くらいの店舗を選ぶ。いちばん忙しい店舗で始めると例外処理の議論で止まります
4. 4勤怠と突き合わせる — 1〜2か月、シフトと打刻の差を見て、ずれの原因を潰す
5. 5展開する — 店舗ごとの例外を、ルールに寄せるか設定で吸収するかを決めてから広げる

つまずき方には型があります。

• 現場が入力しない — 希望提出の締切と、出さなかった場合の扱いを決めていないと、結局店長が代わりに入れることになります
• 例外を全部システムに入れようとする — 年に数回しか起きない条件まで作り込むと、確定作業がかえって重くなります
• 確定の権限が曖昧 — 誰の操作で確定したかが残らない作りにすると、変更の合意も追えません
• 勤怠と二重管理になる — シフトと打刻を別々に持ったままでは、突き合わせの手間がそのまま残ります

まとめ#

シフト管理システムを入れるかどうかは、店舗数・スタッフ数・業態固有のルール・勤怠連携・売上連動の5つで判断できます。どれにも触れていなければ無料ツール・表計算のままで構いません。触れているなら、まず労務ルールを満たす記録の形を決め、そのうえでシフト管理SaaSと自社に合わせた開発を比べてください。制約条件を満たす候補を出すところまでが仕組みの仕事で、確定と説明は人に残ります。効果を大きくするのは、勤怠・POS・予約の実績が同じ粒度でそろい、見込みのずれが次回に返る流れをつくれるかどうかです。

よくある質問（FAQ）#

Q. 無料ツールのままでよい店舗はありますか？

A. 1店舗で、店舗をまたぐ応援がなく、資格者や役割の条件も単純で、勤怠との突き合わせが負担になっていなければ、無料ツールや表計算で足ります。この記事で挙げた5つの条件に触れていない限り、乗り換えても得られるものは少ないです。

Q. 自動作成の結果をそのまま使ってよいですか？

A. 確定は人が行ってください。制約条件だけでは、新人とベテランの組み合わせや希望が通らなかった人への説明までは決まりません。厚生労働省の留意事項も、使用者が一方的にシフトを決めることは望ましくないとしています。

Q. 勤怠管理システムとは別に必要ですか？

A. 役割が違います。シフト管理は「これから働く予定」を、勤怠管理は「実際に働いた記録」を扱います。分けて持つ場合は、二重入力にならないよう連携の形を先に決めてください。シフトと打刻を毎月手で突き合わせているなら、そこが連携の対象です。

Q. LINEでシフトを配ることはできますか？

A. 希望の提出や確定したシフトの通知をLINE上で受けることは可能です。ただし、確定と変更の合意をどこに記録するかは分けて考えてください。連絡手段は複数でも、記録は一本にしておく必要があります。

シフト管理システムの開発について#

株式会社TryWithでは、店舗ビジネス向けのシステム開発として、勤怠・POS・予約とつながるシフト管理の設計から開発までをお手伝いしています。既存の勤怠システムを入れ替えずに必要人員の算出だけを作る、という部分的な進め方にも対応しています。

まず何を決めればよいかの整理からご相談いただけます。勤怠・POSとつながるシフト管理の要件を、30分のオンライン相談で一緒に整理します。構想段階で具体化していない状態でも構いません。

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出典：いわゆる「シフト制」により就業する労働者の適切な雇用管理を行うための留意事項｜厚生労働省／労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（PDF）｜厚生労働省／労働基準法（昭和22年法律第49号）｜e-Gov法令検索／人手不足に対する企業の動向調査（2026年7月）｜株式会社帝国データバンク