業務自動化の進め方｜どこからAIを使うかを見極める

「業務を自動化したいが、どこから手をつければいいのか、AIをどう使えばいいのか分からない」——よくある悩みです。結論から言えば、業務自動化は「定型業務（ルールが明確）はRPA・自動化、判断・文章を扱う業務は生成AI」と、手段を使い分けるのがコツです。本記事では、どこからAIを使うかの見極め方、自動化に向く業務の条件、進め方、注意点までを、開発を担う立場からそのまま使える形で整理します。

業務自動化とは？（RPAと生成AIの役割）#

業務自動化とは、人が手で行っていた作業を、システムやAIに置き換えて効率化することです。代表的な手段には、決められた手順をそのまま自動で実行するRPA（ロボットによる業務自動化）やシステム連携と、文章の要約・分類・生成など柔軟な処理を担う生成AIがあります。どちらか一方ではなく、業務の性質に合わせて使い分ける・組み合わせるのが現実的です。AIの活用が広がるなか（総務省「令和7年版情報通信白書」では、生成AIの活用方針を定める日本企業は2024年度で４９.７％）、定型作業だけでなく、文章を扱う業務も自動化の対象になりつつあります。

どこからAIを使う？（定型業務と判断業務）#

自動化の手段は、業務の性質で使い分けます。下図のイメージです。

• 定型業務（ルールが明確）：転記・データ入力・帳票処理など、手順が決まっている作業はRPA・システム連携・自動化が得意。
• 判断・文章業務：文章の要約・分類・下書き作成など、表現や判断を伴う作業は生成AIが得意。

例えば「問い合わせメールを分類して・要約し（生成AI）・担当システムに登録する（自動化）」のように、両者を組み合わせると、人手をかけていた業務を端から端まで効率化できます。「どの工程に、どの手段が合うか」を見極めるのが出発点です。

RPA・生成AI 使い分け早見表（そのまま使える）#

工程ごとに、性質と適した手段を照らし合わせてください。

どんな業務が自動化に向く？（条件）#

自動化の効果が出やすい業務には、共通した条件があります。次の4つがそろう業務ほど、自動化の効果が見えやすくなります。

• 頻度が高く繰り返される
• 人手・時間がかかっている
• 手順や判断基準を言語化できる
• 効果を数値で測れる

逆に、例外が多い・手順がその都度変わる業務は、いきなり全部を自動化しようとせず、一部をAIで支援するところから始めるとよいでしょう。生成AIで効果が出やすい業務の考え方は生成AIの業務活用ガイドでも解説しています。

進め方は？#

業務自動化は、棚卸しから始めて小さく試します。下図がおおまかな流れです。

1. 1業務を棚卸し：どんな業務に、どれだけ時間がかかっているかを洗い出す。
2. 2効果の大きい所を選ぶ：頻度・負荷が大きく、自動化しやすい業務を選ぶ。
3. 3小さく試す：限定した範囲で、RPAや生成AIを試し、効果と課題を確かめる。
4. 4効果を測定：削減できた時間や処理件数を、数値で確認する。
5. 5対象を広げる：効果が見えた業務から、順に自動化の対象を広げる。

一度に大きく作り込むと、例外処理や保守でつまずきがちです。効果の大きい業務から小さく始め、成果を見ながら広げるのが近道です。

注意点・落とし穴は？#

• 全部を一度に自動化しようとする：例外処理が多くなり、かえって複雑になる。効果の大きい所から。
• 例外・エラーの設計：自動化した処理が止まったときの対応を決めておく。
• 属人化の手順をそのまま自動化しない：まず業務を整理し、ムダを残したまま自動化しない。
• 効果を測る：前後で時間や件数を比べ、投資対効果を確かめる。

弊社（株式会社TryWith）の支援について#

弊社では、システム受託開発・AIソリューション開発として、業務自動化を支援しています。業務の棚卸し、自動化の対象選定（どこにRPA・生成AIを使うか）、小さく試す検証、既存システムとの連携、効果測定まで、開発を担う立場から一緒に進めます。スポットCTO的な関与で、「どこから自動化するか」「RPAと生成AIのどちらが合うか」といった判断にも対応します。業務システムの開発が必要な場合は、システム開発の発注完全ガイドもあわせてご覧ください。

「業務を自動化したいがどこから始めるか迷っている」「AIとRPAの使い分けを相談したい」といった段階からのご相談に対応します。

よくある質問（FAQ）#

Q. 業務自動化ではどこからAIを使いますか？

A. 定型業務（ルールが明確）はRPA・自動化、文章の要約・分類・作成など判断を伴う業務は生成AIが得意です。業務の性質で手段を使い分け、必要に応じて組み合わせます。本記事の使い分け早見表もお使いください。

Q. RPAと生成AIはどう違いますか？

A. RPAは決められた手順をそのまま自動実行するのが得意、生成AIは文章の要約・分類・生成など柔軟な処理が得意です。組み合わせると、業務を端から端まで効率化できます。

Q. どんな業務が向きますか？

A. 頻度が高く、人手がかかり、手順を言語化でき、効果を数値で測れる業務が向きます。例外が多い業務は、全部ではなく一部をAIで支援するところから始めます。

Q. 何から始めればいいですか？

A. まず業務を棚卸しし、頻度・負荷の大きい業務を選んで小さく試します。効果を測ってから、対象を順に広げるのが現実的です。

Q. 自動化で失敗しないには？

A. 全部を一度に自動化しようとせず、効果の大きい所から始めます。例外・エラー時の対応を設計し、属人化した手順をそのまま自動化せず、まず業務を整理することが大切です。

まとめ#

業務自動化は、定型業務はRPA・自動化、判断・文章を扱う業務は生成AIと、手段を使い分けるのがコツです。業務を棚卸しし、効果の大きい業務から小さく試し、効果を測って対象を広げれば、例外処理でつまずかずに進められます。本記事の使い分け早見表で、工程ごとの手段を見極めてください。業務自動化は生成AI活用の代表的な用途の一つです。全体像は生成AIの業務活用ガイド、関連する用途は社内ナレッジ検索（RAG）・AIチャットボット導入で解説しています。

（出典：総務省「令和7年版情報通信白書」2025年7月公表）

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